“Bilanciamento della pietra con torre di ciottoli sulla spiaggia rocciosa di Ventura” di Jeremy Thomas su Unsplash

Bulldozer Brain vs. Rabbit Brain in Meetings

Questo argomento pende da molto tempo nel mio cervello da bulldozer ma non sono riuscito a trovare un buon modo per articolarlo fino a quando uno dei miei colleghi di Medium non ha recentemente condiviso la sua esperienza con suo figlio:

Mio figlio ha quello che potresti chiamare un cervello bulldozer invece di un cervello di coniglio. Questi sono entrambi tipi di cervello al di sopra della media, ma uno è buono per affrontare problemi difficili e uno per pensare velocemente in piedi.

Siamo tutti diversi: abbiamo esperienze, conoscenze, prospettive e persino modi diversi di elaborare informazioni e pensiero. Queste differenze si riflettono in un'attività in cui tutti noi trascorriamo molto tempo nelle riunioni.

La consapevolezza della differenza e della coesistenza di cervelli bulldozer e cervelli di coniglio è fondamentale per rendere gli incontri efficaci e inclusivi.

Le riunioni sono spesso ambienti frenetici. Senti molte nuove informazioni, hai un tempo molto limitato per pensare, ma devi rispondere velocemente, con tutti i buoni propositi: far passare i pensieri, rispondere a una domanda difficile, prendere una decisione importante o forse solo sentire bravo a contribuire con qualcosa sul tavolo. Come avrai già capito, le riunioni sono per definizione un ambiente per far brillare i cervelletti dei conigli.

Ammiro seriamente le persone che possono parlare durante le riunioni e aiutare tutti ad andare avanti. Di solito non parlo molto durante le riunioni - ho un cervello da bulldozer. Ho anche la tendenza all'auto-deprezzamento ereditato dal mio background culturale asiatico. Non voglio parlare e sprecare il tempo degli altri finché non sono sicuro di averlo pensato e di avere qualcosa di prezioso da aggiungere.

Inconsciamente, si tende a pensare che le persone che parlano di più durante le riunioni siano più intellettuali, più capaci nel loro lavoro e contribuiscano maggiormente all'organizzazione. In modo errato, si tende anche a pensare alle persone che sono tranquille negli incontri viceversa. Questi sono solo stereotipi quando ti rendi conto della differenza tra un cervello bulldozer e un cervello di coniglio.

Le riunioni che si aspettano e incoraggiano tutti a pensare in piedi e parlare il più possibile sono stressanti, meno efficaci, meno inclusive e talvolta possono persino essere tossiche. In quegli incontri, non saremo in grado di ascoltare i pensieri preziosi da persone tranquille. Potrebbero sentirsi esclusi, non apprezzati e diventare meno coinvolti. Sotto pressione e aspettative imperfette, le persone potrebbero prestare troppa attenzione a ciò che vogliono dire dopo invece di ascoltare e digerire i pensieri degli altri.

Ci sono innumerevoli articoli su Internet che insegnano alle persone come parlare di più durante le riunioni. Alcuni di loro non sono cazzate complete.

E se ci pensassimo al contrario? Invece di concentrarsi sugli individui che tendono a pensare in silenzio durante le riunioni, che ne dite di cercare di rendere le riunioni più efficaci e inclusive in primo luogo?

Consapevolezza

Innanzitutto, dovremmo riconoscere che le persone pensano in modi diversi. Abbiamo cervelli bulldozer, cervelli di coniglio e ovunque nel mezzo. Questa consapevolezza da sola è fondamentale per noi di pensare alle riunioni in modo diverso.

Struttura

La struttura è critica. Prima di incontrarsi, preparare un ordine del giorno e condividerlo in anticipo con i partecipanti. Ancora meglio, condividi documenti scritti che inquadrano la discussione della riunione e danno alle persone il tempo di leggerli. Nelle riunioni, assicurati che tutti abbiano la possibilità di parlare. Dopo le riunioni, condivide le note e incoraggia i follow-up.

Adoro la nostra struttura di incontro a Medium, che riflette la nostra cultura inclusiva. I check-in e i turni di tensione sono stati appositamente progettati per dare a tutti l'opportunità di parlare. La partecipazione ai round del check-in rende più semplice parlare più avanti nella riunione. Recentemente ho appreso da un post sul check-in che il "discorso pre-meeting" è in realtà un argomento di ricerca psicologica. La letteratura accademica ha suggerito che i discorsi pre-meeting sono un forte indicatore dell'efficacia delle riunioni.

Attenzione

Presta particolare attenzione alle persone che sono tranquille. Sono in profonda riflessione? Hanno bisogno di qualche secondo in più? Hanno abbastanza contesto? Mostrano qualche segno di voler parlare ma non sono riusciti a trovare un'opportunità per iniziare a parlare? Chiamali se sono a loro agio quando vengono chiamati.

Pausa

Di tanto in tanto, possiamo fare una pausa collaborativa per alcuni secondi affinché tutti possano prendersi del tempo per pensare e un'opportunità per tutti di saltare nella discussione. Fare una pausa è particolarmente importante prima di cambiare argomento perché, una volta cambiato argomento, praticamente interrompe le opportunità per i cervelli dei bulldozer di esprimere qualsiasi cosa.

Azione supplementare

Follow-up con le persone dopo le riunioni. Offri loro maggiori opportunità di condividere le loro prospettive al di fuori delle riunioni, di persona o per iscritto. Mostra loro che vuoi ascoltarli e valorizzare i loro pensieri. Li incoraggerà a parlare di più in futuro.

Su Medium, abbiamo una versione interna del sito chiamata Hatch. Spetta a tutti i membri dell'azienda condividere i propri pensieri, non importa se sono pensatori lenti o veloci nelle riunioni. È diventato una parte unica della cultura di Medium.

Questo post potrebbe sembrare che sto discutendo per il mio vantaggio, ma penso davvero che ci siano molte persone come me che non sono brave a pensare in piedi. Rendere le riunioni efficaci e inclusive è molto importante. Non è facile; richiede uno sforzo collaborativo; e può sembrare che all'inizio ci rallenti. Ma credetemi, una volta fatto bene, gioverà a tutti e a tutto il team. Possiamo ottenere molto di più dalle riunioni.

Un altro scenario simile a un incontro in cui è importante essere consapevoli dei cervelli dei bulldozer rispetto ai cervelli dei conigli è quello delle interviste di lavoro, in particolare quelle tecniche. Ad esempio, molti grandi candidati potrebbero non esibirsi "bene" in un'intervista di programmazione di un'ora semplicemente perché non sono abituati a pensare in quel tipo di impostazioni.

Se hai altre idee per rendere gli incontri più inclusivi per i brainer dei bulldozer, mi piacerebbe ascoltarli!